MEMBUAT NOTULEN RAPAT

2.2. Pengertian Notulen

Notulen adalah naskah dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang, rapat, mulai dari acara pembukaan, pembahasan masalah sampai dengan pengambilan peraturan serta penutupan (Sadikin, 1999).

 Notulen merupakan pencatatan hasil sebuah rapat. Petugas yang membuat notulen biasanya disebut pembuat notula. Peran dan fungsi notulen sangatlah penting sebagai arsip atas pelaksanaan sebuah rapat. Bila dikemudian hari ada yang membutuhkan hasil rapat, maka bisa membuka notulen rapat pada saat tersebut.

2.3. Susunan Notulen Rapat

Notulen terdiri atas :

a. Kepala Notulen;

Keterangan tentang notulen sidang/rapat terdiri atas :

1)         Nama sidang / rapat.

2)         Hari, Tanggal.

3)         Jam sidang/rapat.

4)         Tempat.

5)         Acara.

6)         Pimpinan Sidang.

7)         Ketua/Wakil Ketua.

8)         Sekretaris.

9)         Pencatat.

10)     Peserta sidang/rapat.

b. Isi notulen terdiri dari :

1)      Kata pembukaan.

2)      Pembahasan.

3)      Pembacaan Keputusan.

4)      Jam Penutupan.

c. Bagian akhir Notulen terdiri atas :

1)      Nama jabatan.

2)      Tanda tangan.

3)      Nama pejabat, pangkat dan NIP.

2.4. Bentuk / Model Naskah Dinas Notulen

NOTULEN RAPAT DINAS

SMA NEGERI 1BIREUEN

Sifat Rapat                                    : Periodik
Hari dan Tanggal              : Senin, 20 Februari 2012
Rapat dilakukan di            : SMA Negeri I Bireuen,

Rapat dimulai pada jam    : 10.00 WIB
Dipimpin oleh                   : Kepala Sekolah. Bpk. Hanafiah S. pd

Acara Rapat                      : Peningkatan disiplin guru/pegawai/siswa
Yang hadir dalam rapat    : lihat dalam daftar hadir terlampir

1.   Pembukaan

Rapat dimulai tepat pada jam 10.00 dan langsung dipimpin oleh Kepala Sekolah

2.   Pembahasan

Kepala Sekolah mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas kehadiran semua guru serta pegawai / karyawan yang datang tepat pada waktunya sehingga rapat dapat dimulai sesuai dengan rencana. Perlu ditingkatkan disiplin seperti seringnya terlambat datang ke sekolah (terutama bagi siswa), terlambat masuk ke kelas kalau bel berbunyai, kurangnya perhatian wali kelas terhadap kelasnya, kebersihan kelas, serta pakaian seragam. Pegawai sering terlambat masuk kantor, sehingga sering timbul kerepotan kalau guru atau siswa memerlukan sesuatu (misal peralatan kelas, membayar SPP, dan sebagainya).

 Atas hal-hal tersebut diatas, dimohon perhatian guru dan pegawai untuk meningkatkan disiplin dalam melaksanakan tugas sehari-hari. Untuk mencapai usaha-usaha tersebut, maka diminta usul dan saran dari para Bapak/Ibu.Guru-guru yang memberikan saran:

Bapak M. Husin M. pd memberikan saran supaya jam masuk dimajukan 5 menit untuk mengantisipasi keterlambatan para siswa/guru/pegawai.
Ibu Cut Nurasiah mengajukan saran supaya wali kelas memberikan laporan secara berkala atas kondisi kelas dan setiap siswa yang berada dalam kelas tersebut.

3.   Pembacaan Keputusan.

Tanggapan dari kepala sekolah atas kedua saran diatas adalah:
Akan dipertimbangkan mengenai saran memajukan jam masuk dengan cara berdiskusi dengan pihak-pihak yang terkait, seperti Dinas Pendidikan, Dewan Pendidikan, dll sehingga tidak akan menimbulkan masalah di kemudian hari. mengenai usul untuk wali kelas, akan segera dibuatkan sebuah format pelaporan
secara berkala sehingga akan terjadi keseragaman format laporan untuk mempermudah melakukan penilaian. Sebelum rapat ditutup, Kepala Sekolah meminta kepada notulis untuk membacakan kembali keputusan-keputusan yang telah diambil dan berharap agar setelah dilaksanakannya rapat ini, guru serta pegawai dapat melaksanakan tugasnya dengan baik. Setelah dibacakan keputusan rapat dan tidak ada perubahan, maka Kepala Sekolah menyatakan terima kasih dan menutup rapat dinas tersebut.

4.   Penutupan

Rapat ditutup pada jam 12.00 WIB

Bireun, 20 Maret 2012 Pembuat Notula Mutia Saputri

Mengetahui dan menyetujui                                                                   

      Kepala Sekolah 

                   

                                                               

  Bpk. Hanafiah S. pd

2.5. Glosarium

Arsip              :  Koleksi penyimpanan data / dokumen

Naskah                       : Dokumen tertulis yang ditulis tangan.

Notula            : Petugas yang membuat notulen       

Notulen                      : Naskah dinas yang memuat catatan jalannya kegiatan sidang / rapat.